Der Inspektionsbericht ist ein endgültiges Dokument, das von einem Inspektor nach Abschluss der Fracht- und Warenkontrolle erstellt wird. Ein Inspektionsbericht enthält die Daten und Dokumente, die sich auf die Qualität und Menge der im Rahmen eines Vertrags versandten (beim Export) oder gelieferten (beim Import) Waren beziehen.
Grundsätzlich enthält ein Inspektionsbericht folgende Daten:
- Name und weitere Angaben des Absenders und des Empfängers;
- Warenname (-namen);
- Zeitpunkt und Ort einer Inspektion;
- Inspektionsumfang (Inspektion während der Produktion, Vorversandkontrolle, Inspektion der Kontrollmenge- und Qualität, Sammlung und Überprüfung von Dokumenten zur Bestätigung der Warenqualität, Kontrolle der Verpackung und Kennzeichnung usw.);
- Angaben zur Menge und Qualität der Waren mit den Kopien der Belege, einschließlich der Prüfprotokolle (ggf. sind die Protokolle der von einem Prüfer in einem unabhängigen Labor durchgeführten Prüfungen beigefügt), Qualitätszertifikate, GOST R-Zertifikate, internationale Zertifikate usw.;
- Beschreibung der Verpackung und Produktkennzeichnung;
- Beschreibung des Beförderungsmittels des Transportunternehmens, inkl. des technischen Zustands und der Konformität der Güterart mit dem Beförderungsmittel;
- festgestellte Abweichungen der Menge, Qualität, Verpackung, Kennzeichnung und des technischen Zustands des Beförderungsmittels, die bei einer Inspektion festgestellt wurden;
- Vertrags- und Versanddokumente (Kopien des Vertrages, Rechnungen, Packlisten, Frachtbriefe usw.), Versanddokumente;
- Fotos, die die geprüfte Ware, Beförderungsmittel, Verpackung, Kennzeichnung, festgestellte Abweichungen belegen.
Auf Grundlage der Vorgaben für eine Inspektion kann der Prüfbericht weitere Informationen enthalten, die sich nach den Anforderungen des Auftraggebers richten. Die Zertifizierungsgesellschaft SOUYZEXPERTIZA der HIK Russlands erstellt Berichte in Übereinstimmung mit den vom Kunden bereitgestellten Standardformularen aus. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um internationale Inspektionsgesellschaften mit eigenen Berichtsarten, die den Umfang von den notwendigen Anforderungen an die Inspektionsgegenstände ablichten.
Der Inspektionsbericht kann vertrauliche Informationen enthalten. Daher unterliegt seine Weitergabe an Dritte den Gesetzen der Russischen Föderation sowie den Vertragsanforderungen für die Durchführung einer Inspektion, die zwischen einem Inspektionsunternehmen und einem Kunden geschlossen werden.