Eine Konformitätserklärung muss folgende Daten enthalten:
- Name und Anschrift des Antragstellers;
- Name und Anschrift des Herstellers;
- Informationen zu einem Konformitätsgegenstand, der einer Konformitätserklärung unterliegt zur Identifikation des Konformitätsgegenstandes identifizieren lässt (NPC-Code 005-93, Zollgutcode);
- Name des Zulassungsdokuments oder der technischen Vorschrift mit den Anforderungen;
- Verweis auf das Schema der Konformitätserklärung;
- Angaben zu den durchgeführten Gutachten, Prüfungen, Messungen, Zertifikaten für Qualitätssicherungssysteme sowie zu den Dokumenten, die eine Übereinstimmung mit den festgelegten Anforderungen nachweisen;
- Gültigkeitsdauer der Konformitätserklärung.
Die Konformitätserklärung wird in Form von maschinell erstellten DIN-A4-Blättern abgegeben. Die Erklärung wird Geschäftsführer des Herstellers (Verkäufer, Ausführer) oder von einem Einzelunternehmer unterzeichnet und mit Firmenstempel bestätigt.